Cara Membuat dan Menyusun SOP Perusahaan

Anda kesulitan membuat dan menyusun SOP perusahaan?

Berikut ini cara dan langkah-langkahnya :

1. Buat perintah tertulis dari direksi sebagai dasar hukum pelaksanaan SOP perusahaan.
2. Bentuk tim sesuai kapasitas terdiri dari direksi, manager, staff, konsultan SOP bila perlu, penulis SOP, dan tunjuk siapa ketua timnya.
3. Sampaikan manfaat menerapkan SOP dan kerugian mengabaikan SOP.
4. Buat dan tulis komitmen bersama untuk membuat dan melaksanakan SOP.
5. Siapkan struktur organisasi, job desc dan kpi bila perlu.
6. Diskusikan pekerjaan apa saja yg mau dibuat sopnya, apa alasannya dan tujuan yg ingin dicapai. Contohnya mulai dari mengecek masalah yg sering muncul, cari tahu penyebabnya, dampak yang telah timbul dan berikan solusi yg permanen. Bisa juga dari pekerjaan yang rawan kecelakaan dan kesalahan yang bisa berdampak bahaya bagi pekerja dan perusahaan.

Gunakan rumus 5W1H(What, Why, Who, Where, When, How) disetiap departemennya.
What = Pekerjaan apa yang perlu dibuatkan SOP?
Why = Mengapa pekerjaan ini harus dibuatkan SOP? apa urgensinya pekerjaan ini dibuat SOP dibandingkan pekerjaan lain?
gunakan skala prioritas kemudian dilanjutkan dengan apa keuntungan dibuat SOP dan kerugian tidak dibuat SOP?
Who = Siapa pelaksana dan penanggung jawabnya
Where = Dimana pelaksanaannya
When = Kapan pelaksanaannya
How = Bagaimana cara efektif dan efisien melaksanakannya

7. Buat jadwal dan deadline pengerjaan SOP.
8. Bagi tugas anggota tim untuk buat draft SOP dan dokumen pendukungnya dalam bentuk narasi dan atau flowchart dimasing-masing departemen. Setiap manager dan staffnya bertanggung jawab membuat draft SOP untuk departemennya.
9. Sosialisasi dan uji coba SOP hingga sukses disemua departemen.
10. Buat final SOP dan pengesahan oleh manager, direksi dan ketua tim.
11. Pelatihan SOP dimasing-masing departemen.
12. Implementasi dan konsistensi pelaksanaan SOP sehari-hari.
13. Evaluasi SOP setiap 6-12 bulan dan revisi bila perlu.

Jika perusahaan Anda belum memiliki dan menjalankan SOP, sekaranglah saat tepat untuk memilikinya. Silahkan beli disini, Anda hemat uang hingga Rp 2 Juta dan waktu berbulan-bulan. Klik disini>>>

Silahkan klik tombol Like dan Share di bawah ini jika menurut Anda artikel ini bermanfaat.

Mengapa Gagal Menjalankan SOP?

Simak beberapa penyebab kegagalan pelaksanaan SOP :

1. Tidak adanya komitmen kuat semua pihak baik top manajemen maupun karyawan.
2. Inkonsistensi pelaksanaan disetiap departemen maupun antar departemen
3. Dokumentasi salah dan amburadul.
4. Dokumentasi benar dan rapi namun tidak adanya link ke departeman lain.

 

Nah, supaya bisa terhindar dari kegagalan tersebut berikut ini kunci sukses pelaksanaan SOP :
1. Komitmen kuat semua pihak baik top manajemen maupun karyawan.
2. Konsistensi pelaksanaan semua pihak baik top manajemen maupun karyawan.
3. Mengikat semua pihak baik top manajemen maupun karyawan.
4. Semua pihak memiliki peran penting dan saling berkaitan.
5. Perbaikan pelaksanaan secara berkelanjutan.
6. Dokumentasi yang benar dan rapi.

Jika perusahaan Anda belum memiliki dan menjalankan SOP, sekaranglah saat tepat untuk memilikinya. Silahkan beli disini, Anda hemat uang hingga Rp 2 Juta dan waktu berbulan-bulan. Klik disini>>>

Silahkan klik tombol Like dan Share di bawah ini jika menurut Anda artikel ini bermanfaat.

Pengertian dan Kepanjangan SOP

Pengertian dan Kepanjangan dari SOP adalah Standard Operating Procedure. Arti dari singkatan SOP ini adalah sekumpulan instruksi kerja yang tertulis, mendetil, yang menjelaskan siapa mengerjakan apa dan untuk tujuan apa.

Adapun tujuan pelaksanaan SOP adalah :

  • Untuk memudahkan individu mengerjakan tugas dengan hanya mengikuti petunjuk yang sudah ada.
  • Untuk mengetahui rincian tugas setiap posisi/jabatan.
  • Untuk mengetahui wewenang dan tanggung jawab setiap posisi/jabatan.
  • Untuk menghindari dan melindungi dari kesalahan, kelalaian, kegagalan dan kecelakaan kerja di dalam organisasi/perusahaan.
  • Untuk menghindari dan melindungi dari turunnya produktifitas, inefisiensi dan inefektifitas pekerjaan.

Salah satu contoh pelaksanaan SOP adalah staff A selama 4 tahun memiliki Job Desc untuk Rekrutmen dan Seleksi Karyawan, mengurus bagian pelatihan karyawan dan perjalanan dinas kemudian dipindahkan ke departemen lain dan posisi staff A diisi oleh staff B. Dengan adanya SOP di bagian HRD/SDM/Personalia ini maka staff B seharusnya lebih mudah dan cepat beradaptasi menjalankan pekerjaan yang ditinggalkan staff A.

Contoh lain adalah  staff C ditugaskan menangani Keuangan selama 4 tahun, karena berprestasi maka staff C dipromosikan ke jabatan lebih tinggi. Kemudian staff D menggantikan posisi yang ditinggalkan staff C, maka seharusnya dengan adanya SOP Keuangan staff D lebih mudah dan cepat beradaptasi.

Berikut ini kami tampilkan contoh gambar dan flowchart SOP :

Gambar, Flowchart SOPSilahkan klik tombol Like dan Share di bawah ini jika menurut Anda artikel ini bermanfaat.

20 Bahaya dan Kerugian tidak melaksanakan SOP secara konsisten

Berikut ini 20 Bahaya dan Kerugian tidak melaksanakan SOP secara konsisten :
1. Mudah timbul kesalahan, kelalaian dan kecelakaan kerja.
2. Mudah timbul tumpang tindih pekerjaan.
3. Mudah timbul perselisihan sesama karyawan.
4. Mudah timbul saling lempar tanggung jawab pekerjaan.
5. Mudah timbul tuntutan dan sanksi hukum bagi karyawan dan perusahaan.
6. Mudah timbul tuntutan dan sanksi administratif bagi karyawan dan perusahaan.
7. Berulang kali timbul kesalahan, kelalaian dan kecelakaan kerja yang sama.
8. Rendahnya disiplin kerja.
9. Rendahnya disiplin waktu.
10. Rendahnya kebenaran dan kerapian dokumentasi kerja.
11. Rendahnya tanggung jawab kerja.
12. Rendahnya kemandirian kerja karena atasan harus terus mengintervensi bahawan.
13. Rendahnya prestasi karyawan dan perusahaan.
14. Rendahnya kredibilitas atasan dan perusahaan.
15. Rendahnya kinerja karyawan dan perusahaan.
16. Rendahnya akuntabilitas pekerjaan.
17. Rendahnya transparansi pekerjaan.
18. Rendahnya semangat kerja karyawan.
19. Sulit mendeteksi dan mengontrol biaya-biaya yang tidak semestinya .
20. Pemborosan biaya marketing, produksi, mesin, kendaraan, peralatan, perjalanan dinas, pajak, gaji, izin-izin, dan lainnya.

Jika perusahaan anda belum memiliki dan menjalankan SOP secara konsisten, sekaranglah saat tepat untuk memilikinya. 

Silahkan klik tombol Like dan Share di bawah ini jika menurut Anda artikel ini bermanfaat.

18 Manfaat dan keuntungan melaksanakan SOP secara konsisten bagi perusahaan

Berikut ini 18 Manfaat dan keuntungan melaksanakan SOP secara konsisten bagi perusahaan :
1. Sebagai standar kerja bagi karyawan yang melaksanakan prosedur.
2. Meningkatkan efisiensi waktu, biaya dan resources lain.
3. Meningkatkan efektifitas kerja individu dan perusahaan.
4. Meningkatkan kemandirian karyawan tanpa harus intervensi terus-menerus oleh atasan.
5. Meningkatkan akuntabilitas pekerjaan.
6. Meningkatkan transparansi pekerjaan.
7. Meningkatkan budaya disiplin kerja.
8. Meningkatkan budaya disiplin waktu.
9. Memudahkan pengukuran efisiensi dan efektifitas kerja.
10. Memudahkan pengukuran evaluasi pekerjaan.
11. Memudahkan penelusuran kesalahan, kelalaian dan kecelakaan kerja.
12. Memudahkan perbaikan/revisi melalui dokumentasi yang benar dan rapi.
13. Meminimalisir kesalahan, kelalaian dan kecelakaan kerja.
14. Meminimalisir tumpang tindih pekerjaan.
15. Menjamin konsistensi pekerjaan teknis dan administratif.
16. Menjamin konsistensi pelayanan internal dan eksternal perusahaan.
17. Melindungi karyawan dan perusahaan dari tuntutan dan sanksi hukum.
18. Melindungi karyawan dan perusahaan dari tuntutan dan sanksi administratif.

Jika perusahaan Anda masih belum memiliki SOP, bukankah sekarang saat yang tepat memiliki dan menjalankannya secara konsisten?

Silahkan klik tombol Like dan Share di bawah ini jika menurut Anda artikel ini bermanfaat.